Nota Blanca Labs · Guía
La mayoría de las cafeterías ponen precio mirando la carta de enfrente. El problema es que la cafetería de enfrente no paga tu renta, no compra tu leche y no tuesta tu café. En esta guía te mostramos cómo calcular los precios de tu cafetería a partir de lo que de verdad te cuesta cada bebida, y cómo hacerlo en minutos con la calculadora de precios para cafeterías de Nota Blanca Labs.
Cómo calcular el precio de venta de una bebida: la fórmula
- Suma el costo directo de la receta estándar: café, leche, vaso, tapa y demás insumos, con su merma.
- Divídelo entre tu costo objetivo (food cost), por ejemplo 25%. El resultado es el precio sin IVA.
- Agrega el IVA (16% en bebidas preparadas en México) y redondea hacia arriba.
- Revisa tu utilidad real: al precio de venta réstale IVA, comisiones de pago, costo directo y tu parte de gastos fijos.
Precio de venta = costo directo ÷ costo objetivo × 1.16. Ejemplo: $15.83 ÷ 0.25 × 1.16 = $73.45, que se redondea a $75.
Para que todo sea concreto, seguimos un ejemplo con números reales de la herramienta: un latte de 12 oz que hoy se vende en $65. Spoiler: está por debajo de lo que debería costar, pero todavía deja dinero. Vamos a ver por qué.
Latte 12 oz · a dónde se van tus $65
Qué necesitas para calcular los precios de tu cafetería
- Tus últimos tickets de compra: café verde o tostado, leche, vasos, tapas, jarabes, bolsas.
- Tus recetas con gramajes: cuántos gramos de café y cuántos mililitros de leche lleva cada bebida, en cada tamaño.
- Tus gastos fijos del mes: renta, nómina, luz, gas, internet, contador.
- Cuántos productos vendes al mes: el promedio de tu punto de venta (en Loyverse está en el resumen de ventas).
- Cómo te pagan: qué parte de tus ventas entra en efectivo, tarjeta o transferencia, y cuánto te cobra la terminal.
No necesitas crear cuenta. Todo lo que captures se queda guardado en tu navegador.
1Calcula el costo real de tus insumos (con merma)
En la pestaña Insumos capturas cada cosa que compras con su presentación, lo que pagas por ella y cuánto se pierde. La herramienta calcula el costo real por gramo, mililitro o pieza.
Un ejemplo: compras leche a $28 el litro, pero entre la purga de la jarra y lo que sobra, pierdes cerca de 5%. Si capturas 1 L, $28 y 5% de merma, el costo real queda en $0.0295 por mililitro, no en $0.028. Parece poco, pero en 300 ml de un latte grande ya son 44 centavos por taza que no estabas contando.
Ojo con el IVA de tus compras. Si no acreditas el IVA de lo que compras, captura los costos con IVA incluido. Lo que importa es lo que realmente sale de tu cuenta.
2Calcula el costo del café tostado: la merma de tueste
Si tuestas tu propio café, este es el paso que más cambia el resultado. Al tostar, el grano pierde agua: de 1,000 g de verde salen alrededor de 830 g de tostado. Esa merma de 17%, más el gas y el tiempo del tueste, encarecen cada gramo que llega a la taza.
−17% de peso
+$25 de gas
bebida
Para eso existe la pestaña Preparaciones: ahí registras lo que haces tú a partir de otros insumos. Capturas qué lleva un lote, cuánto rinde y el costo del proceso. La herramienta calcula sola la merma y el costo por gramo.
Lo mismo aplica para el concentrado de cold brew, los jarabes de la casa o una base de frappé. Y hay una ventaja extra: si mañana sube el café verde, lo cambias en un solo lugar y se actualizan todas las bebidas que lo usan.
¿Insumo o preparación? Si lo compras y lo usas tal cual (leche, vasos, café tostado de otro tostador), es insumo. Si lo haces tú a partir de otras cosas, es preparación.
3Haz la receta estándar de cada bebida, por tamaño
La receta estándar es la base de todo costeo: la cantidad exacta de cada insumo que lleva una bebida, siempre igual. En Productos creas cada bebida o artículo de tu carta. Una sola receta puede tener varios tamaños: cada tamaño tiene su columna con sus cantidades y su precio actual en carta. Si un tamaño no lleva algo, como el vaso de 12 oz en la bebida de 16 oz, dejas esa casilla en blanco.
No olvides lo que no se ve en la foto de Instagram: vaso, tapa, popote, servilleta. En el ejemplo, vaso y tapa suman $3.90 por latte de 12 oz, un cuarto del costo total.
Cada producto también puede tener su propio IVA. Las bebidas preparadas llevan 16%, pero el café en grano normalmente va a tasa 0%. Confírmalo con tu contador y captúralo en el producto.
4Qué porcentaje de costo debe tener una bebida (food cost)
La herramienta usa el método de costo objetivo, también llamado food cost o porcentaje de costo de venta. Es el más común en restaurantes y cafeterías: tú decides qué porción del precio quieres que sea costo directo (insumos y costos variables), y de ahí sale el precio de venta.
¿Qué costo objetivo usar? Para bebidas de café, entre 20% y 30% es un rango común. Mientras más bajo, más margen, pero también más caro el producto. La herramienta te muestra el precio con 20, 25, 30 y 35% para que compares sin hacer cuentas.
El % siempre se mide contra el precio sin IVA, porque el IVA no es tuyo: lo cobras y se lo entregas al SAT.
5Suma gastos fijos y comisiones al precio de venta
El costo directo no es todo. En Parámetros capturas tus gastos fijos del mes y cuántos productos vendes. La herramienta los reparte: en el ejemplo, $55,000 de gastos entre 3,500 productos al mes dan $15.71 por producto. También te dice tu punto de equilibrio: cuántos productos necesitas vender para cubrir esos gastos.
En la misma pestaña registras cómo te pagan. Si 55% de tus ventas son con tarjeta y la terminal cobra 3.5% más IVA (4.06%), la comisión promedio de cada venta es 2.23%.
Utilidad de un latte de $65 según cómo te paguen
No cuentes la nómina dos veces. Si ya pusiste los sueldos en gastos fijos, deja en 0 el costo por hora del barista. Ese campo es para quien prefiere costear la mano de obra por minuto de preparación.
6Cuánto ganas de verdad por bebida: margen y utilidad
Aquí está lo más útil de la herramienta. Junto al precio sugerido aparece el desglose de tu precio actual: a dónde se va cada peso, en orden.
Así se lee de arriba hacia abajo:
- Te queda de la venta ($54.58): lo que realmente entra a tu caja después de IVA y comisión.
- Costo directo ($15.83): lo que cuesta preparar la bebida.
- Gastos fijos ($15.71): la parte de renta, nómina y servicios que le toca a esta bebida.
- Utilidad ($23.04, 35.4%): lo que de verdad ganas por cada latte.
Fíjate en la diferencia entre margen y utilidad. El margen de ganancia bruto del latte es $40.20 (precio sin IVA menos costo directo), pero la utilidad real es $23.04, porque todavía faltan las comisiones y los gastos fijos. Muchas cafeterías ponen precio viendo solo el margen.
En nuestro ejemplo, el latte a $65 está por encima del objetivo (28.3% contra 25%), pero deja $23 de utilidad. Subirlo a $75 no es obligatorio. Lo importante es que ahora decides con números y no a ojo. Y si la utilidad sale negativa, la herramienta te dice el precio mínimo para no perder.
7Revisa los precios de toda tu carta
La pestaña Carta completa junta todos tus productos y tamaños en una tabla. Puedes filtrar por categoría y ordenar por % de costo para ver primero los que están más apretados.
Algunas cosas que salen a la vista en el ejemplo:
- El V60 tiene 7.9% de costo. Es el producto más rentable de la carta, y vale la pena recomendarlo.
- Los lattes están arriba del objetivo. Son de lo que más se vende, así que unos pesos ahí pesan mucho al mes.
- El café en grano va a IVA 0%, por eso su precio sugerido se calcula distinto que el de una bebida.
Cuánto cobrar por leche vegetal o shot extra
Leche vegetal, shot extra, jarabe: en Modificadores capturas lo que agrega cada uno y lo que quita. Para un cambio de leche, agregas la bebida de avena y quitas la leche entera que reemplaza. Así el costo extra es solo la diferencia.
En el ejemplo, cambiar a avena cuesta $8.57 de más y se cobra $15. Eso es 66% de costo: casi todo lo que cobras por el cambio se va en la avena. No tienes que cobrar lo que sugiere la herramienta, pero sí saber cuánto te deja.
Guarda tus costos y expórtalos a PDF o Excel
Tus datos viven en el navegador donde los capturaste. Usa Guardar respaldo cada vez que hagas cambios importantes y guarda el archivo en Drive. Para usar la herramienta en otra computadora o en tu celular, abre ahí la herramienta y usa Cargar respaldo.
Con Exportar PDF tienes un documento con tu carta y todas tus recetas costeadas, listo para revisar con tu socio o tu contador. Exportar Excel te da las mismas tablas para trabajarlas a tu manera.
Errores comunes al calcular precios en una cafetería
- Costear con el precio del café verde. Sin la merma de tueste, tu café sale hasta 27% más barato de lo que es.
- Olvidar el empaque. Vaso, tapa, popote y servilleta pueden ser un cuarto del costo de una bebida para llevar.
- Medir el % de costo contra el precio con IVA. Te hace creer que tienes más margen del real.
- Contar la nómina dos veces. En gastos fijos o por minuto de preparación, pero no en los dos.
- No actualizar los costos. Revisa tus insumos cada vez que cambie un proveedor o suba un precio. Con preparaciones, lo cambias en un solo lugar.
Preguntas frecuentes
¿El Calculador de Precios tiene costo?
No. Es gratuito y no necesitas crear una cuenta.
¿Dónde se guardan mis datos? ¿Alguien más los ve?
Se guardan solo en el navegador donde los capturas. No se envían a ningún servidor: ni nosotros podemos verlos. Por eso es importante descargar un respaldo.
¿Sirve para alimentos, café en grano o cursos?
Sí. Puedes crear tus propias categorías y costear cualquier producto con receta: postres, bolsas de café, kits o lo que vendas.
¿Cómo se calcula el food cost de una bebida?
Divide el costo directo de la bebida entre su precio de venta sin IVA y multiplica por 100. Un latte que cuesta $15.83 y se vende en $65 ($56.03 sin IVA) tiene un food cost de 28.3%.
¿Cuánto cobrar por un café en mi cafetería?
Depende de tus costos, no del precio de la competencia. Calcula el costo directo de la receta, divídelo entre tu costo objetivo y agrega el IVA. Después revisa que, con tus gastos fijos y comisiones, la utilidad siga siendo positiva.
¿Qué costo objetivo me conviene?
Para bebidas de café, entre 20% y 30% es un rango común. Empieza con 25% y ajusta según tu zona, tu clientela y tus gastos fijos. La tabla de comparación te muestra el precio con cada porcentaje.
¿Funciona en celular?
Sí, en cualquier navegador de celular, tableta o computadora.
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